Организационный ликбез: как преуспеть на работе

Наверное, у многих современных людей возникает ощущение, что они заплюхались и не могут разгрести завалы на работе. Кажется, что это просто нереально, возникает паника или депрессия, которые тоже не способствуют эффективному труду. Почему так происходит и как выйти из замкнутого круга, агентству ЕАН рассказала руководитель и ведущий тренер Уральской школы тренинга Ольга Катаева.

Почему дела «валятся»

Очевидно, что успеть все – нереально. Но можно постараться успеть сделать то, что для конкретного человека действительно важно. То есть первым делом нужно расставить приоритеты.

«Волшебных таблеток не существует, поэтому если человек хочет ответить на вопрос «А как же мне расставить приоритеты?», то ответ очень простой – обратиться к своим целям и ценностям. А потом – выполнять только те дела и действия, которые ведут тебя к твоей цели», - говорит Ольга Катаева.

Если человек, что называется, «заплюхался», то нужно остановиться и подумать, почему задачи на него валятся так несистемно.

«Форс-мажор – это внезапная вещь, которая не запланирована. Но если она повторилась хотя бы 3 раза, то это тенденция, и ее уже можно отследить и запланировать. Мое личное убеждение, что сумасшедший объем дел возникает только потому, что большинству людей недосуг сесть и продумать, как должна быть организована работа», - отмечает эксперт.

При расстановке приоритетов часто используется матрица Эйзенхауэра, где задачи делятся по критериям важности и срочности на 4 группы: «важные и срочные», «важные и несрочные», «неважные и срочные» и «неважные и несрочные».

По словам Ольги Катаевой, наша эффективность напрямую зависит преимущественно от второй категории. Но проблема в том, что по причине «несрочности» эти дела постоянно откладываются.

Принцип «больших камней»

Итак, задачи «валятся» несистемно из-за отсутствия планирования, на которое, в свою очередь, большинство людей «забивает», потому что оно не срочно. Но чтобы вырваться из замкнутого круга, нужно все же усадить себя за план.

«Планирование – это по сути сделать себе сейчас плохо, чтобы потом было хорошо», - обращает внимание Ольга Катаева.

Повторимся, что сначала нужно определиться с целями, ценностями и приоритетами. Причем очень важно выделить именно свои цели и ценности – зачастую люди следуют чужим. Эксперт советует каждый год планировать стратегические задачи в различных областях жизни и прописывать шаги для их достижения в ежедневник.

«Как правило, у нас большая часть ежедневников – это «поминальники», где помечены дела, которые надо не забыть сделать. Знаете, как бабушка узелки завязывает на платочке, чтобы не забыть», - отмечает тренер.

Если занести в ежедневник шаги в соответствии с годовым планом, то практически половина его будет уже заполнена, и текущие дела можно будет вписывать уже только в свободное место.

«Если в сосуд положить крупные камни, то между ними можно легко насыпать песок, а если сначала насыпать песок, то камешки уже не войдут», - иллюстрирует принцип Ольга Катаева.

Сжалиться над памятью

«Письменное планирование освобождает голову. Если вы никуда не записываете задачи, то держите их в оперативной памяти. А она у нас очень маленькая. Если ее перегрузить, то она начнет «дымиться» и «зависать», как компьютер», - говорит эксперт.

Она рекомендует составлять годовой, месячный, недельный и ежедневный план. Необходимо заглядывать в ежедневник утром, чтобы определиться, и вечером, чтобы проанализировать выполнение плана. И делать это регулярно.

«Большинство людей – спринтеры, и им нужен быстрый успех, поэтому лучше делить на маленькие кусочки. Отсутствие планирования вызывает ощущение стресса – вроде много делаю, но не получается, потому что нет маленьких побед, когда садишься вечером и радостно вычеркиваешь выполненные дела», - отмечает Ольга Катаева.

Загнанных лошадей пристреливают

Возможности человеческого организма огромны, и если у человека есть четкая мотивация, он может свернуть горы. Но долго в режиме сворачивания гор человек работать не сможет – он станет загнанной лошадью, которых, как известно, пристреливают.

Поэтому обязательно нужно планировать отдых, планировать так же серьезно, как и работу.

Необходимо соблюдать простые правила, например, спать ночью 8 часов, вставать и немного разминаться каждые 1,5 часа. Обедать также желательно не на рабочем месте – лучше сменить картинку, чтобы дать мозгу отдохнуть. Для тех, у кого есть возможность и желание, полезно будет научиться короткому дневному сну по 15-20 минут. Для человеческого организма это естественно.

При выборе режима работы полезно ориентироваться на нормы труда, рассчитанные еще при социализме – не зря активисты добивались 8-часового рабочего дня.

Доделывать работу дома имеет смысл лишь в особых случаях, функционировать в таком режиме постоянно человеческий организм не сможет – он просто заболеет.

Секрет опозданий

Если человек постоянно опаздывает на работу, значит, скорее всего, ее саботирует подсознание – нет достаточной мотивации, чтобы появиться там вовремя.

«Задумайтесь, почему вы не опаздываете, например, на заграничный рейс на самолет», - советует Ольга Катаева.

Таким образом, в случае хронических опозданий стоит задуматься, насколько вы хотите работать на этой работе. И если все-таки она важна и приходить туда вовремя тоже важно, четко обозначить для себя эту мотивацию.

«У нас постоянно происходит борьба между разумом, который говорит, что надо выполнять такие-то правила, и подсознанием, которое стремится к комфорту для тела и психики. Причем у разума очень мало шансов на победу. Выход только один – сильная мотивация, когда человек понимает, что ему это даст. Пока нет «махрового» обстоятельства, то и не надо себя напрягать. Победить привычки на силе воле невозможно, обычно силы воли хватает на 3 дня», - улыбается тренер.

Фишки и ошибки планирования

Сотрудникам, занятым в коммерции, эксперт рекомендует уделять 20-30 процентов рабочего времени действиям из разряда «манимейкинг», то есть реально приносящим деньги в короткие сроки (дословно с английского – money (деньги) и make (делать).

Теперь про отвлечения. Они опаснее, чем большинство людей думает. Наш мозг «разгоняется» примерно около получаса. Если вы разогнались, сосредоточились и вдруг вас отвлекли, то понадобится еще полчаса, чтобы восстановить работоспособность. А если помнить, что вдохновение всегда приходит в процессе работы и никогда «до», постоянно отвлекаясь, вы лишаете себя творческой составляющей. Шедевры рождаются только при полном сосредоточении и даже некой отрешенности.

Полезно проанализировать поглотители времени. Для этого нужно сделать четкий хронометраж рабочего времени – сколько часов и минут тратится на каждое действие.

Работа на дому подходит только для людей, способных самих себя ввести в систему самоограничения. Тех, кто не может этого сделать, дом расслабляет. Европейско-Азиатские Новости.