Как стартап управляет рабочими процессами с помощью цифровых сервисов

Цифровые сервисы внедряются в современный бизнес. Почему бесплатное не всегда бесплатно, как объединить в одной системе задачи для HR, IT, маркетинга и юристов и о пользе прямого диалога с разработчиками рассказывает IT-директор медицинского стартапа Владимир Петров. Публикуем его мнение от первого лица.

«До того, как на рубеже 2021–2022 годов иностранные вендоры начали отказываться от поддержки российского бизнеса, наша команда пользовалась сервисами Microsoft 365 и продуктами Atlassian — известными многим Jira, Confluence и Trello. Это было удобно: софт распространялся свободно, использовались облачные решения, которые не надо самостоятельно обслуживать, не было необходимости в собственных инфраструктурных инженерах по безопасности и системных администраторах.

Итак, нужно было стабильное, удобное, безопасное решение. Мы анализировали разные варианты. Среди вендоров были OTRS, Redmine и другие продукты. Но ни те, ни другие не подразумевали облачные решения и требовали наличие дополнительного персонала, который бы их обслуживал. Одним из важных условий была возможность управления разработкой и проектами. И мы решили попробовать «Яндекс 360 для бизнеса».

При «переезде» мы мигрировали из Microsoft Outlook в «Почту», из Microsoft OneDrive в «Диск», из Microsoft Teams в «Телемост» с использованием сторонних корпоративных коммуникационных систем. Была осуществлена миграция из линейки продуктов Attlasian — Jira, Confluence, Bitbacket и другие — в линейку решений от «Яндекса» — «Трекер».

«Трекер» как система управления проектами имеет функциональные и визуальные отличия от Jira, но сам сервис интуитивно понятен. Интерфейс знакомый тем, кто в принципе имел опыт работы с системами управления проектами, разработкой, техподдержкой. На обучение сотрудников потратили в общей сложности около двух недель. Во-первых, в новой цифровой среде много полезных и понятных видеоинструкций. Во-вторых, есть «Комьюнити», где можно задать вопрос и оперативно получить ответ от коллег и других пользователей сервиса.

К «Трекеру» мы подключили все департаменты, не только IT. HR используют его, чтобы нанимать персонал: ставят задачу по подбору сотрудника, загружают туда резюме. Собеседования, промежуточные согласования оформляют как подзадачи, указывая кто из руководителей согласовал или не согласовал кандидата. Дальше — трудоустройство, здесь тоже очень удобно: как только кандидата все одобрили, задача переходит в юридический департамент, где оформляют документы, карточки доступа в офис, оставляют IT-задачи на оборудование рабочего места оргтехникой и прочее.

Добавленные в «Трекер» документы можно редактировать прямо в системе — для этого юристы, например, подгружают их с «Диска». Получается гораздо удобнее, чем пересылать правки друг другу в почте или мессенджерах. А маркетологи с помощью «Трекера» собирают метрики, формируют из них отчеты в Yandex DataLens и запускают через систему процедуру согласования.

Среди основных плюсов «Трекера» — безопасность и надежность отечественного ПО, возможность перенести в систему практически любой процесс, удобный и быстрый переезд. Кроме того, постоянно выходят доработки и новые решения. Например, скоро можно будет согласовывать подзадачи не просто через аутентификацию, как клиент-пользователь, но и с сертификатами, что служит дополнительной защитой. Некоторые запросы можно отправлять прямо в чат «Комьюнити», где сидят архитекторы системы. Так, я на старте миграции написал, что не смог сделать обычный отчет «диаграмму Ганта», а это один из основных отчетов для контроля хода разработки, сроков проекта и бюджета. И вот через неделю–две архитекторы это исправили. Это один из плюсов российских продуктов, потому что иногда обратная связь на иностранном рынке уходит в никуда. Важно, чтобы продукт развивался в соответствии с пожеланиями пользователей.

Еще у «Трекера» есть свой API, который позволяет писать любые запросы, подключать специализированный софт, который может быть нужен в работе каждой конкретной компании. Это очень удобно, если у вас, например, разработчики наняты на аутсорсе. В другой ситуации пришлось бы делать им учетные записи в «Почте», вносить в систему организации. 

На старте работы с «Яндекс 360 для бизнеса» в нашей команде было 15 человек. Сейчас — более ста. Мы пользуемся расширенной линейкой: «Почта», «Диск», «Вики», «Календарь», «Телемост» для видеосвязи, ждем расширенную бизнес-версию «Мессенджера». Вся система и, в частности, «Трекер» — удобное для нас и безопасное во всех смыслах решение, которое растет и развивается вместе с командой». 

Реклама ООО «ЯНДЕКС», ERID: 2SDnjdBp4vW